Wichtige Punkte, auf die man bei der Wahl eines Kassensystems achten muss

Irgendwann kommt bei Geschäftsinhabern der Zeitpunkt, an dem sie sich mit der Kasse auseinandersetzen müssen. Eine Frage ist zum Beispiel, welche Art es sein soll. Eine PC-Kasse, eine Registrierkasse oder ein modernes Kassensystem, das bei Ready2order erhältlich ist? Letzteres ist ohne wenn und aber die effektivste Lösung, da unter anderem jederzeit Erweiterungen (wie ein Barcode-Scanner oder ein Kartenlesegerät) eingebunden werden können. Bei der Suche wird man allerdings schnell feststellen, dass die Auswahl sehr groß ist. Irgendetwas zu kaufen wäre ein großer Fehler, denn das Kassensystem muss an die Bedürfnisse des Lokals beziehungsweise des Unternehmens angepasst sein. Mit den folgenden Tipps wird die Suche zwar kein Selbstläufer, aber sehr viel einfacher.

Auf diese 6 Punkte sollte geachtet werden

Finanzamtkonformität: Der wohl wichtigste Punkt bei einem neuen Kassensystem ist, dass dieses den GoBD-Regeln standhält. Dabei handelt es sich einfach ausgedrückt um die Vorgaben vom Finanzamt, die von der Kasse erfüllt werden müssen. Tut sie es nicht oder geht man als Geschäftsinhaber schlampig damit um, dann können Geldstrafen die Folge sein.

Kompatibilität: Oftmals kann es sein, dass ein Kassensystem ausgetauscht wird oder diverse Zusatzgeräte (wie Kundendisplay oder Drucker) bereits vorhanden sind. Das spart Geld, jedoch muss vor dem Kauf die Kompatibilität des Zubehörs überprüft werden. Am besten wird dafür ein Abgleich mit den Herstellerangaben gemacht.

Größe: Die Kasse ist in jedem Betrieb ein sehr wichtiger Aspekt. Trotzdem muss bei der Größe nicht übertrieben werden, denn im Fokus stehen noch immer die zu verkaufenden Produkte. Es kommt aber natürlich auch darauf an, wie groß die Örtlichkeit ist. Die gute Nachricht ist außerdem, dass auch kleine Eingabegeräte keine Abstriche beim Funktionsumfang machen.

Testphase: Theorie und Praxis sind bekanntlich zwei paar Schuhe. Das trifft auch auf Kassensysteme zu, die im Echtbetrieb und nicht auf dem Papier gut funktionieren müssen. Das heißt, dass vor der Entscheidung eine kostenlose Testphase möglich sein sollte. Und wenn die Entscheidung für dieses Modell gefallen ist, dann sollten weitere Übungstage eingeplant werden. Nur so ist man später im realen Einsatz mit der Oberfläche vertraut.

Kosten: Eine Kasse ist immer mit Kosten verbunden. Wichtig ist jedoch, dass diese kalkulierbar sind und keine überraschenden Zusatzausgaben entstehen können. Für dieses Ziel ist es entscheidend, von Anfang an abzuklären, welche Services und Funktionen im Preis enthalten sind. Werden alle Bedürfnisse abgedeckt, dann passt es auch. Nicht zu vergessen: Ein Kassensystem kann sowohl gekauft als auch gemietet werden.

Flexibilität: Manche Geschäfte benötigen eine fest installierte Kasse und andere eine mobile Ausführung (wie eine Tablet-Kasse). Genau dieser Punkt muss bei der Wahl berücksichtigt werden, auch langfristige Pläne/Änderungen sind im Hinterkopf zu behalten.

Wann ist ein Kassensystem „alt“?

Eine „alte“ Kasse kann zum Problem werden, wenn sie zum Beispiel nicht finanzamtkonform ist. Ein Indiz dafür stellt der USB-Port dar, der bei halbwegs modernen Geräten immer vorhanden ist. Verräterisch kann aber auch das Betriebssystem sein, nicht selten ist nämlich bei Windows 7 Schluss und damit hat das Kassensystem seine besten Zeiten hinter sich.

Alleine diese zwei Gründe sollten genügen, um sich ab und zu mit der Kasse zu befassen und zu schauen, ob diese noch die durchaus strengen Vorgaben erfüllt.