Vorteile von virtuellen Datenräumen

Bei einem virtuellen Datenraum handelt es sich im Grunde um ein Archiv, welches über das Internet zugänglich ist. Derartige Datenräume werden auch als Virtual Data Room, kurz VDR bezeichnet.

In dem Datenraum sind sensible Daten enthalten, die von jedem Ort zu jeder Zeit eingesehen und bearbeitet werden können.

Virtueller Datenraum – Zeitgemäße Cloud-Lösung

In der Cloud-Lösung, die ein virtueller Datenraum darstellt, können vertrauliche Daten von Unternehmen digital verschickt oder gespeichert werden. Es gibt darüber hinaus auch physische Datenräume, in denen Unterlagen, in der Regel in Papierform, an einem festen Ort aufbewahrt werden.

Die physischen werden jedoch immer stärker von den virtuellen Datenräumen verdrängt. Da die Prozessdigitalisierung und die Globalisierung der Wirtschaftsmärkte stetig zunehmen, sind Unternehmen bestrebt, ihre Papierdokumente digital bereitzustellen, um Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Daher kann auf einen virtuellen Datenraum heutzutage kaum noch verzichtet werden. Das gilt besonders für Unternehmen, die häufig international in übergreifenden Projekten agieren. Dokumente, die zeitkritische oder empfindliche Informationen enthalten, werden verschiedenen Beteiligten durch virtuelle Datenräume einfach und sicher zugänglich gemacht.

Erreichbar sind die virtuellen Datenräume entweder über spezielle VDR-Anwendungen oder einen herkömmlichen Web-Browser- Werden die Dateien im Browser aufgerufen, ist eine besonders schnelle Dokumentenübersicht möglich. Oft müssen die vertraulichen Daten im ersten Schritt heruntergeladen werden, um diese dann zu bearbeiten und im Anschluss wieder in die Cloud hochzuladen.

Die Arbeit mit sensiblen Daten gehört in vielen Unternehmen fest zum Tagesgeschäft. Besonders Unternehmen, welche Transaktionen in der Vergangenheit normalerweise in Papierform durchgeführt haben, profitieren von der Nutzung der Datenräume in hohem Maße. Zu diesen zählen beispielsweise Firmen aus dem Bereich Mergers & Acquisitions, der Immobilienbranche und dem Finanzsektor.

Die Anwendungsbereiche der virtuellen Datenräume

Datenräume bieten immer dann immense Vorteile, wenn mit Dokumenten, die sensible Informationen enthalten, Transaktionen ausgeführt werden müssen. In vielen Branchen revolutionieren die virtuellen Datenräume die bisher nötigen Arbeitsschritte. Dadurch, dass die Dokumente digitalisiert werden, können viel Zeit und Ressourcen – zum Beispiel Papier – eingespart werden. Auf die wichtigen Daten kann dabei von allen Beteiligten zur gleichen Zeit zugegriffen werden.

Beispielsweise wird bei Real Estate-Projekten stets eine Vielzahl von Unterlagen von dem Projektmanager verwaltet. Für die unterschiedlichen Akteure müssen so Dokumentationen und Baupläne stets in ihrer aktuellsten Form zugänglich sein. Im Verlauf der Verhandlungen können die ausgewählten Partner in den virtuellen Datenräumen aktualisierte Schriftstücke einsehen. So werden alle Informationen an einem zentralen Ort zur Verfügung gestellt. Die Inhalte bleiben auch nach dem Projektabschluss in dem digitalen Archiv bestehen, sodass auf diese weiterhin Zugriff besteht.

Außerdem gibt es immer mehr Unternehmen, die ortsunabhängig geleitet werden. Um auf Vorstands- oder Geschäftsleitungsebene zu kommunizieren, benötigen Führungskräfte natürlich einen sicheren Ort. Virtuelle Datenräume zeichnen sich grundsätzlich durch ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Sicherheit aus. Gelten für die interne Kommunikation spezielle Compliance-Vorgaben, kann daher auf die Verwendung von digitalen Datenräumen kaum verzichtet werden. Diese bieten die Möglichkeit, hohe Sicherheitsstandards zu gewährleisten, zum Beispiel in Form von Authentifizierungsverfahren, sicheren Anmeldesystemen, dynamischen Wasserzeichen und örtlich oder zeitlich begrenzten Zugängen.

Auch heute wird der sichere Umgang mit vertraulichen Daten noch unterschätzt. Dabei kann ein Datenverlust durchaus zum Ende der gesamten geschäftlichen Beziehung und weitreichenden juristischen Konsequenzen führen. Virtuelle Datenräume müssen so stets die obligatorische Anforderung der Datensicherheit erfüllen. Diese Eigenschaft spielt bei der Auswahl des passenden Datenraumanbieters daher eine essentielle Rolle.