Time is money – Der Zeitverschwendung im Arbeitsalltag Einhalt gebieten

Je nachdem in welchem Beschäftigungsverhältnis Systemadministratoren arbeiten, der Faktor Zeit ist von großer Bedeutung. Besonders für diejenigen, die Ihre Leistungen den Kunden in Rechnung stellen, ist Effizienz wichtig. Insbesondere wenn prozessfremde Tätigkeiten im Kostennachweis auftauchen, werden Auftraggeber dafür kaum Verständnis aufbringen, sie werden nach Produktivität fragen, nicht nach aufwendigen Verwaltungsaufgaben. Natürlich gehören diese ebenso in den Arbeitsalltag von Systemadministratoren, daher hilft es zeitraubende Dinge aufzuspüren und zu hinterfragen, ob diese dem Workflow dienlich sind oder nicht. Nach der Bestandsaufnahme und Überprüfung der Arbeitsfelder hilft ein einfaches Prinzip, um konzentrierter und ergebnisorientierter vorzugehen.

Wichtig ist der, der nicht nur weiß von was er redet, sondern auch weiß was er tut

Wenn es nicht der Systemadmin selbst ist, der seine Lösungen direkt kalkulieren muss, dann werden andere diese Berechnungen übernehmen. Das Problem in diesem Fall sind meist Verbesserungsmaßnahmen, die eher aus einer theoretischen als aus der praktischen Sicht erstellt werden. Daher ist es in jedem Fall von Vorteil selbst zu überlegen, welche Zeitfresser es gibt und wo diese verborgen liegen. Dieses Hervorgehen lässt sich auch damit begründen, dass ein sich selbst organisierterer Arbeitnehmer gute Argumente gegen unzutreffende Fremdargumente aufbringen kann. Ein Angestellter, der weiß, von was er spricht und das auch tut, ist ein wichtiges Glied in einem Unternehmen. Wer selbstständig agiert, kann seinen Kunden proaktiv entgegentreten und für sich und seine Lösungen argumentieren.

Zeitfresser sichtbar machen

Sich selbst kritisch zu hinterfragen und ehrlich zu sein ist die Basis für Verbesserungen. Nur, wenn ich gewillt bin, das Optimum zu erreichen, dann schaffe ich es mich selbst und das, was ich tue zu entwickeln. Der erste Schritt ist eine Inventur der eigenen Inhalte und wie diese organisiert sind. Fragen der Selbstorganisation könnten zum Beispiel folgende sein:

• Wie viel Zeit verbringe ich mit der Dokumentation von Tätigkeiten?
• Als Selbstständiger, wie hoch ist der Aufwand für Rechnungsstellung oder Angebotserstellung?
• Wie gut machbar oder nachvollziehbar sind meine eigenen Prozesse aufgestellt, lassen sich diese entsprechend umsetzen?
• Welche arbeitsfremden Tätigkeiten, wie im Internet surfen, behindern konzentriertes Arbeiten?
• Wie ist meine Kommunikationsstruktur aufgestellt? Wann bin ich für wen erreichbar, wie oft überprüfe ich dem E-Mail-Eingang?
• Lasse ich mich durch Kollegen oder andere Einwirkungen und von Außen beeinflussen oder von der Arbeit abbringen?
• Wie gut kenne ich mich mit meinen Arbeitsmitteln (Computer, Software, Telefonanlage) aus?
• Sind die Arbeitsmittel auf dem neuesten Stand, denn auch die Technik hat einen großen Einfluss darauf, wie schnell, produktiv oder sicher die Arbeit ausgeführt wird.

Diese beispielhaften Punkte zeigen, dass Faktoren wie Organisation, Selbstmanagement und Ausstattung das Arbeiten mitbestimmen und das im ungünstigen Fall, negativ. Gerade Zeitfresser sind ein vermeidbares Übel und es ist gar nicht so schwer diese zu lokalisieren, um sie zu beheben. Je nachdem welche Vorlieben der jeweilige Nutzer mitbringt, ob durch technische, softwareseitige oder manuelle Unterstützung, die Dokumentation der jeweiligen Aufgaben und deren Dauer bringt Licht ins Dunkle.

Die “Tyme-App“ für die kalkulatorische Projektarbeit

Für die verschiedenen Betriebssysteme gibt es unterschiedliche Softwarelösungen und Apps. Wer mit einem Apple Computer oder Apple Mobile Device arbeitet, der kann sich einmal das Zeiterfassungssystem Tyme genauer betrachten. Die Software tritt mit einer aufgeräumten Benutzeroberfläche auf und bietet praktische Funktionen für Projektdokumentation und Zeiterfassung. Bei der Erstellung werden geplante Zeitaufgaben wie Aufwand, Terminabgabe und Stundensätze notiert. Tyme ist inzwischen in der zweiten Version erhältlich und kann mit Einzel- oder Team-Lizenz erworben werden. Eine aktuell zweiwöchige kostenlose Testphase ist ebenfalls möglich.

Bieten Programme wie das kurz vorgestellte Tyme vor allem kalkulatorische Funktionen, gehören Selbstorganisation und das eigene Zeitmanagement ebenfalls zu den wichtigen Maßnahmen, die eigene Arbeit zu verbessern.

Jeder lässt sich bei der Arbeit hin und wieder ablenken, dann ist es schwer sich wieder in das Thema einzuarbeiten und die Arbeit voran zubringen. Aber auch zu konzentriertes langes Arbeiten schadet dem eigenen Workflow, letztlich baut das wichtige Ressourcen ab und fördert Stress am Arbeitsplatz. Wer lange ohne richtige Pausen durcharbeitet, wird über kurz oder lang eine schlechtere Performance aufbringen als jemand, der sich mittels eines passenden Selbstmanagements zur Höchstform verbessert. Hier das richtige Maß an Produktivität, Konzentration und Erholung zu finden ist vielleicht auch eine Frage der Disziplin und gerade deshalb sollten die Anforderungen auch nicht zu hoch sein. Hier reichen oft schon eine einfache Strategie, eine Uhr und ein Notizblock.

Mit der Pomodoro-Technik die richtige Balance von Arbeit und Pause finden

Vielleicht dachte der italienische Unternehmer Francesco Cirillo an eine in Scheiben geschnittene Tomate, jedenfalls ist die so benannte Pomodoro-Technik eine Anlehnung auf die kulinarische Aufteilung einer Tomate. Die Arbeit sollte ebenfalls wie das aromatische Gemüse aufgeteilt sein, nach einem bestimmten Arbeitsabschnitt folgt eine Pause, erst danach geht es weiter mit dem nächsten Abschnitt. In der Grundform wird dabei ein Verhältnis von 25 Minuten Arbeit und fünf Minuten Pause empfohlen. Diese Verteilung soll der besseren Konzentration und Entspannung dienen. Wichtig dabei ist, die Aufgaben entsprechend des Zeitabschnitts nicht zu groß anzulegen, das hilft dabei sich nicht zu überfordern. Mehr als vier solcher Arbeits-Pause-Einheiten sollten es am Stück nicht sein. Nach zwei Stunden Pomodoro-Technik folgt eine größere Unterbrechung zwischen 20 und 30 Minuten. Um dieses Prinzip so simpel wie möglich umzusetzen, empfiehlt es sich auf technischen Schnickschnack zu verzichten und mit Wecker, Block und Stift zu arbeiten.

Mit einfachen Mitteln und wohl durchdachten Vorgehensweisen verlieren To-do-Listen ihren Schrecken. Eine bessere Selbstorganisation und effizientes Arbeiten sind das Resultat von selbstkritischem Hinterfragen von Prozessen und dem Willen die eigenen Leistungen verbessern zu wollen.