Prozessoptimierung in Unternehmen durch moderne Softwarelösungen

Unternehmen sehen sich einem immer härter werdenden Wettbewerbsdruck ausgesetzt. Die Globalisierung und die fortschreitende Digitalisierung beschleunigen und verstärken diesen Wettbewerbsdruck. Möglichst schlanke und effiziente Prozesse sind daher das Ziel eines jeden Unternehmers. Die Prozessoptimierung, also die Verbesserung einzelner Prozesse oder aller Prozesse als Gesamtheit nimmt einen immer höheren Stellenwert ein, wenn es darum geht dauerhaft und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Bestandsaufnahme durchführen

Welche Prozesse in einem Unternehmen anfallen, ist höchst unterschiedlich und wird immer von diversen Faktoren wie etwa Branche, Unternehmensgröße oder Art des Gewerbes beeinflusst. Wenn ein Unternehmen sich dazu entscheidet bestehende Prozesse zu verbessern, sollte als einer der ersten Schritte eine Art Bestandsaufnahme durchgeführt werden. Zunächst einmal sollte man die bestehenden Prozesse vereinheitlichen und dokumentieren. Anhand dieser Bestandsaufnahme lassen sich die Prozesse analysieren und Ansatzpunkte für Verbesserungen definieren.

IT als zentrale Schnittstelle

Ohne den Einsatz moderner Software ist es heute kaum möglich Unternehmensprozesse zu optimieren oder zu automatisieren. Die IT ist nach wie vor die zentrale Schnittstelle, bei der alle Prozesse zusammenlaufen. Für nahezu jeden Prozess in einem modernen Unternehmen werden IT-Systeme und Ressourcen benötigt. Wer also Prozesse optimieren will, kommt um eine Verbesserung des IT-Systems nicht umher. Mit ECM-Systemen (Electronic-Content-Managemet-System), lassen sich alle Unternehmens-relevanten Prozesse erfassen, verwalten und analysieren. Somit wird es möglich Daten und Dokumente in Geschäftsprozesse mit einzubinden und zeitgleich auf Veränderungen jederzeit flexibel zu reagieren. Moderne Softwarelösungen erlauben es Prozesse und Workflows nachhaltig zu optimieren und somit wertvolle Mitarbeiter und Zeitkapazitäten für andere Aufgaben zur Verfügung zu haben. Weiterführende Informationen zum Thema Prozessoptimierung mit Software findet man auf dieser Seite.

Zeitfresser eliminieren

Konkrete Anwendungsfälle für die Optimierung von Prozessen gibt es viele. Allein der Bereich Schnittstellen im interagieren zwischen Mitarbeitern / Kunden / Lieferanten, lässt sich durch den Einsatz moderner Software erheblich verbessern. In den meisten Unternehmen gilt das sogenannte Push-Prinzip, bei dem Aufgaben nachdem sie fertig sind von einem an den nächsten Mitarbeiter weitergereicht werden. Dieser nächste Mitarbeiter ist jedoch meist noch mit einer anderen Aufgabe beschäftigt, so dass die weitergereichte, bereits erledigte Aufgabe zunächst einmal liegen bleibt und nicht weiter bearbeitet wird. Dies ist in vielen Fällen ein sehr unterschätzter Zeitfresser der sich durch den Einsatz von ECM-Systemen beseitigen lässt. Die Ansatzpunkte sind sehr vielfältig und reichen von Kundenbeziehungsmanagement über Auftragsmanagement bis hin zur Buchhaltung, Mahnwesen und Factoring oder auch Lohnabrechnung.

Wenn ein Unternehmen sich dafür entscheidet ein ECM-System zur Prozessoptimierung einzuführen, gilt es einige Aspekte zu beachten. Zunächst einmal kommt es darauf an, welche Software für den jeweiligen Anwendungszweck am besten geeignet ist. Dabei spielt die Unternehmensgröße eine entscheidende Rolle. Unter Umständen kann es schwierig werden, wenn man auf eine Software für kleine oder mittlere Unternehmen setzt und das eigene Unternehmen dann plötzlich schnell wächst. Daher ist es sinnvoll eine Software zu verwenden, die flexibel an eine wachsende Unternehmensgröße reagieren kann. Das Angebot an entsprechenden Softwarelösungen ist groß, ein genauer Vergleich verschiedener Produkte unterschiedlicher Anbieter ist durchaus ratsam. Unter Umständen lohnt es sich kostenlose Demoversionen der Programme zu testen um sich mit der Bedienung vertraut zu machen und sich letztlich für das Programm zu entscheiden, welches einem am meisten zusagt.