Mit dem Eisenhower-Prinzip das Mindset ändern und richtig Prioritäten setzen

Egal ob im Tagesgeschäft, bei einem Projekt oder als selbstständiger Unternehmer, ein wichtiger Faktor ist die Arbeitszeit beziehungsweise deren Organisation. Oft muss man auf äußere Einflüsse schnell reagieren, andere Aufgaben werden vertagt oder unter Zeitdruck irgendwie, mehr schlecht als recht abgearbeitet. Zudem sammeln sich E-Mails im Posteingang, Anfragen können nicht bearbeitet werden, für einen geregelten Arbeitsalltag fehlt einfach die Zeit. Mit der richtigen Organisation würden die meisten anfallenden Arbeiten richtig erledigt werden können, vor allem dann, wenn man Prioritäten setzt und die Bewältigung der Aufgaben nach einem wirksamen Prinzip erfüllt. Eine bewährte Methode ist die nach dem Eisenhower-Prinzip. Durch eine simple 4-Punkte-Klassifizierung lassen sich wichtige Aufgaben von unwichtigen und dringende von nicht eiligen unterscheiden.

Moderne Arbeitsumgebungen sollen entlasten, bezwecken aber oft das Gegenteil

Die moderne IT soll dem Anwender mehr Zeit für Wesentliches einbringen, in der Praxis sieht das aber meist umgekehrt aus. Die Liste an Aufgaben wird länger anstatt kürzer und eigentlich für die Unterstützung entwickelte Tools sorgen für noch mehr Chaos. Ein wesentlicher Faktor, der zwischen Gelingen und Aufgeben entscheidet, sind individuelle Aspekte wie Interessen oder wie man bei etwas vorgeht. Egal wie die persönlichen Skills aussehen, es ist wichtig, Ordnung zu gewinnen und sich eine gewisse Struktur anzugewöhnen. Das erfordert je nach Typ eine gewisse Disziplin und geht deshalb auch nicht so spielerisch von der Hand wie es uns die vielen Tools und Apps suggerieren möchten. Natürlich muss ein sehr strukturierter Mensch sich weniger überwinden, als wenn man impulsgetrieben veranlagt ist. Hier ist ausprobieren angesagt, auch was die Intensität angeht.

Die vier Klassifizierungen des Eisenhower-Prinzips

Grundlegend kann man sagen, dass der Erfolg eines Organisationstools maßgeblich von der Komplexität und der Durchführung abhängig ist. Hier gilt, je einfacher das Einhalten und je simpler die Anwendung ist, umso größer ist der Erfolg. Dafür braucht es auch keine Smartphone-Apps oder vom Computer unterstützte Tools, allerdings hängt das ebenfalls von persönlichen Vorlieben ab, der eine notiert sich gerne seine Aufgaben handschriftlich, der andere nutzt dafür einen Kalender oder eine Datenbank. Das Eisenhower-Prinzip baut auf vier einfache Grundsäulen:

1. Ist es wichtig?
2. Ist es dringend?
3. Ist es wichtig und dringend?
4. Ist es weder dringend und wichtig?

Am einfachsten ist es, diese Unterteilung zu skizzieren, und zwar mit einer sich kreuzenden waagerechten und einer senkrechten Linie. Die Enden werden nun mit den vier Fragen gekennzeichnet. In die so entstandenen Bereiche können die jeweiligen Aufgaben zu den Klassifizierungen eingetragen werden. So lassen sich ganz einfach und übersichtlich die wichtigen Aufgaben von den unwichtigen trennen, ebenso die dringenden von den nicht eiligen. Eine erneute Einteilung sähe dann so aus:

A: Ist es wichtig und dringend?

B: Ist es dringend aber unwichtig?

C: Ist es wichtig aber nicht dringend?

D: Ist es unwichtig und nicht dringend?

Als Erstes werden die Aufgaben aus dem Bereich “A“ abgearbeitet, danach “B“, “C“ und schließlich die Einträge aus “D“. Auch bei diesem Prinzip ist die einem zu Verfügung stehende Zeit der wichtigste Aspekt und dabei lassen sich auch nicht alle Aufgabenbereiche erledigen. Wichtig ist die Priorisierung, auch wenn das bedeutet eher unliebsame Arbeiten anfangs zu erledigen. Schafft man sich diese Hindernisse aus dem Weg, bleibt auch mehr Zeit oder mehr Geduld für die weiteren, vielleicht auch interessanteren Aufgaben oder Projekte.

Erst die Arbeit und dann das Vergnügen

Um die Wichtigkeit dieses Vorgehens zu verdeutlichen, muss man sich vorstellen, dass die wichtigen und dringenden Aufgaben, die zu erst abgearbeitet werden sollen, eine direkte Auswirkung auf den Arbeitsbereich haben. Ein Systemadministrator muss für das Aufrechterhalten des Tagesgeschäfts stark auf die Dringlichkeit achten, dies dient auch der Produktivität anderer Bereiche, die von der Erledigung des Admins abhängig sind. Langfristige Projekte haben weniger direkten Einfluss auf das Tagesgeschäft und können gemäß der Eisenhower-Methode mit einer geringeren Priorisierung nach hinten verlegt werden. Dafür bleiben dann aber auch mehr Ruhe, weniger Druck und Stress für eine angemessene Zuwendung.