Lastenheft: wichtiges Leistungsverzeichnis im klassischen Projektmanagement

Jedes Projekt muss strukturiert werden. Es braucht einen Leitfaden zu den Aufgaben und Vorgehensweisen, um es zu einem guten Abschluss zu bringen. Hierbei kommt das Lastenheft zum Einsatz. Dieses wichtige Dokument bezieht sich auf die Anforderungen eines Auftraggebers und den Leistungen, die während eines Projektprozesses erbracht werden sollen. Ein Lastenheft erstellt üblicherweise der Auftraggeber. Es spezifiziert die Angebotsanfragen und dient als Grundlage für die darauf folgenden Ausschreibungen.

Lastenheft – Genauere Definition

Das Lastenheft wird nach der Erstellung an den potenziellen Auftragnehmer weitergegeben. Dieser setzt die Lasten, auch Ergebnisse genannt in die notwendigen Maßnahmen und darauf folgenden Tätigkeiten bzw. Pflichten um. In diesem Zuge erstellt der Auftragnehmer das Pflichtenheft, welches wiederum einen Teil seines Angebotes an den Auftraggeber enthält. Die einfachste Ausführung eines Pflichtenhefts enthält die Bezugnahme auf das Lastenheft, einen Termin sowie einen Preis. Somit ist die Definition eines Lastenheftes so zu verstehen, dass dieses und das Pflichtenheft Bestandteile eines Vertrages zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer sind. Das Lastenheft wird vor Projektbeginn vom Auftraggeber erstellt, woraufhin der Auftragnehmer das Pflichtenheft erstellt. Dies ist notwendig, um einen Überblick über das strukturierte Vorgehen innerhalb eines Projekts zu behalten und somit das gewünschte Ziel ohne größere Hindernisse zu erreichen. Um es einem Projektmanager Team zu vereinfachen, gibt es bereits vorgefertigte Lastenheft Muster.

Aufbau eines Lastenhefts

Ein Lastenheft sollte wie folgt strukturiert sein:

• Einleitung
• Bezugnahme auf den Ist-Zustand und das zu erreichende Ziel
• Funktionale Anforderungen
• Nicht-funktionale Anforderungen
• Skizzen zur Entwicklung und Systemarchitektur
• Sicherheitsdefinierende Aspekte
• Lieferumfang
• Prüfung der abnahmerelevanten Kriterien

1. 1. Einleitung

Die Einleitung eines Lastenheftes bezieht sich auf das Vorhaben im Groben. Was ist der Ausgangsgedanke des Projekts und welchen Nutzen soll es erbringen? Diese knappe Übersicht verschafft einen ersten Einblick in das Vorhaben und ist ein erstes wichtiges Detail beim Lastenheft erstellen.

2. Ist-Zustand und zu erreichendes Ziel

Dieser Abschnitt nimmt Bezug auf die Ausgangssituation. Außerdem wird hier genau beschrieben, warum dieses Projekt durchgeführt werden soll. Um dies und andere Schritte zu vereinfachen, gibt es gezielte Software für Projektmanagement. Weiterhin wird nun der Nutzen des Vorhabens im Gegensatz zu bereits bestehenden Lösungen dargestellt. Es wird auf die Motivation und die Durchführung eingegangen und dies verständlich dargelegt.

3. Funktionale Anforderungen

Sieht man sich eine Vorlage eines Lastenheftes an, wird einem auch der Aufbau schnell klar. Die funktionalen Anforderungen beziehen sich auf die Möglichkeiten eines methodischen Systems, mit welchem ein Nutzer ein fachspezifisches Problem lösen kann. Die Anforderungen werden aus den Prozessen und Ablaufbeschreibungen, die während der Systemnutzung entstehen, heraus definiert. Ein Beispiel für eine Methode zur Darstellung einer funktionalen Anwendung ist das Datenmodell. Hier werden beschriebene und verarbeitete Daten festgehalten und in einem Modell skizziert.

4. Nicht-funktionale Anforderungen

Hierbei handelt es sich um Anforderungen, die notwendig sind, um ein System anzuwenden, wobei diese aber nicht-fachlicher Natur sind. Beschreibt man diese genauer, sind es zum Beispiel Anforderungen, die sich auf die Anwendbarkeit, die Leistung und die detaillierte Nutzbarkeit des Systems beziehen.

5. Skizzen zur Entwicklung und Systemarchitektur

Die Systemarchitektur überblickt die Gesamtstruktur, stellt Verbindungen von Problemen und Lösungen her und vernetzt sich mit eventuell notwendigen weiteren Systemen. Somit ist es sinnvoll, eine Gesamtsystemarchitektur in ein Lastenheft mit aufzunehmen. Auch die Einsatzumgebung und wenn nötig die Festsetzung der Sicherheitsanforderungen sind ein wichtiger Teil dieses Abschnitts.

6. Sicherheitsdefinierende Aspekte

Hierbei werden Risiken ermittelt und aufgezeigt, die während der Anwendung des Systembetriebs auftreten können. Außerdem wird Bezug auf die Schadenshöhe und der Wahrscheinlichkeit, dass dieser Eintritt genommen. Es werden Risikoklassen ausgearbeitet, anhand welcher man sich orientiert, wenn es um Schadensfall, Schadenshöhe und dessen Eintrittswahrscheinlichkeit geht. Daraus wird eine Risiko-Akzeptanz errechnet, woraus sich ergibt, welche Risikoklasse toleriert werden kann.

7. Lieferumfang

In diesem Abschnitt des Lastenheftes werden genau gelistet Gegenstände und Dienstleistungen genannt, die während des Projektablaufs zu welchem Zeitpunkt vom Auftragnehmer geliefert werden müssen. Dies können nur Dienstleistungen sein, aber auch Systeme, Dokumente oder Teile von beidem.

8. Prüfung der abnahmerelevanten Kriterien

Es wird Bezug genommen auf die Anforderungen, die eine Lieferung erfüllen muss, um den Abnahmekriterien zu entsprechen. Eine detailliert besprochene und festgehaltene Anforderung-Abnahme-Leistung sollte in jedem Lastenheft aufgeführt werden. Dies ist ein wichtiger Aspekt, damit ein Projekt alle Erwartungen erfüllt und zu einem zufriedenstellenden Ergebnis gebracht werden kann.