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Egal, ob man sich direkt nach der Ausbildung/dem Studium oder mit Berufserfahrung selbstständig macht: Die neue Freiheit, der eigene Chef zu sein, ist im Vergleich zum Angestelltenverhältnis mit einigem Mehraufwand verbunden. Sowohl im Kerngeschäft selbst als auch in der Unternehmensführung kommen auf Gründer zahlreiche Aufgaben zu, die sowohl zeit- als auch arbeitsintensiv sind.
Ein großer Vorteil der Digitalisierung, die in den letzten Jahren die Geschäftswelt verändert hat: Für all diese Aufgaben gibt es mittlerweile diverse Softwarelösungen, die es selbst Laien möglich machen, sie korrekt und mit relativ geringem Aufwand zu erledigen.
Buchhaltung
Das Rechnungswesen gehört zu den Dingen, die Gründern am meisten Bauchschmerzen bereiten. Wer sich zum ersten Mal damit beschäftigt, kann an den zahlreichen Vorschriften durchaus verzweifeln – und dennoch führt kein Weg daran vorbei, jeden einzelnen Geschäftsvorfall korrekt zu verbuchen. Hier schlampig zu arbeiten, führt zu Problemen mit dem Finanzamt, die im günstigsten Fall Nachzahlungen bedeuten, im schlimmsten eine Anzeige.
Es erscheint deswegen sehr attraktiv, die komplette Buchführung an einen externen Spezialisten auszulagern. Da das jedoch einerseits nicht gerade billig ist und man sich zweitens jeden Tag ein genaues Bild der eigenen Lage macht, wenn man die Bücher selbst führt, ist es sinnvoller, sich eine Buchhaltungssoftware zuzulegen. Diese Programme helfen dabei, die ungeliebte Aufgabe korrekt zu erledigen und die fertigen Dokumente an die entsprechenden Stellen zu verschicken.
Warenwirtschaft
Wer einen Online-Shop betreibt, muss besonderes Augenmerk darauf richten, dass die bestellten Produkte so schnell wie möglich beim Kunden ankommen. Nur so kann er auf diesem hart umkämpften Markt bestehen, denn nur ein zufriedener Kunde wird sich bei der nächsten Bestellung wieder an denselben Shop wenden. Besonders dann, wenn man seine Artikel über mehrere Kanäle vertreibt, ist es nicht immer einfach, alle Aufträge im Blick zu haben – es sei denn, man verwendet eine entsprechende Software.
Sie sorgt dafür, dass alle eingehenden Bestellungen an einer zentralen Stelle gebündelt werden. Das Risiko, eine zu vergessen, wird also deutlich minimiert. Zudem wird nach Versand der Waren die Bestandsliste automatisch aktualisiert, so dass auch Engpässe im eigenen Lager vermieden werden können. Sind von einem bestimmten Produkt oder Rohstoff nur noch wenige Exemplare vorhanden, wird der Betreiber nämlich automatisch gewarnt.
Rechnungen erstellen
Eine Rechnung zu schreiben, hört sich zunächst einmal nicht besonders kompliziert an. Doch wir wären nicht in Deutschland, wenn es hier nicht diverse Vorgaben gäbe, nach denen sie erstellt werden muss. Alle Pflichtangaben kennen die wenigsten, die sich noch nicht eingehend mit dieser Materie beschäftigt haben. Hier können Rechnungsprogramme mit ihren Vordrucken helfen.
Zudem verfügen diese Programme meist über ein integriertes Mahnwesen, das regelmäßig an offene Forderungen erinnert. So kann man säumige Kunden immer wieder an die Außenstände erinnern, um das Geld, das einem zusteht, zu erhalten.
Welche Programme eignen sich?
Wenn es etwas gibt, das Gründer in der Frühphase ihrer Selbstständigkeit nicht im Überfluss haben, dann ist es Geld. Für jeden der oben genannten Bereiche eine eigene Software zu kaufen, übersteigt meist das vorhandene Budget. Abhilfe kann man auf zweierlei Art schaffen:
- Auf Freeware setzen
Es gibt verschiedene kostenlose Programme, die bei der Unternehmensführung helfen können:
- Eine kaufmännische Komplettlösung
Eine günstige Alternative zu den einzelnen Programmen ist eine Software, die alle diese Bereiche abdeckt. Empfehlenswert ist dieses Multitalent des Freiburger Marktführers Lexware.
