Der Systemadministrator als Content-Manager

Content Management Systeme wie WordPress erfordern sowohl administrativen wie auch redaktionellen und gestalterischen Einsatz. Das Veröffentlichen von Beiträgen über ein CMS, ermöglicht Unternehmen das eigene Content-Marketing voranzubringen und IT effizient zu nutzen.  In die redaktionellen Aufgaben eines Content Managers fließen administrative Tätigkeiten, diese dienen der Struktur, der Sicherheit und Rollenverteilung. Content Manager kümmern sich um Themen und prüfen, wer diese ausführt, sie überwachen den Workflow und die Terminvorgaben. Systemadministratoren, die das eigene Aufgabengebiet kreativ erweitern möchten, finden in der Spezialisierung zum Content Manager einen zukunftsweisenden Beruf.

Warum jedes Unternehmen das Online-Marketing betreibt über einen Content Manager verfügen sollte

Der Content Manager ist für ein Unternehmen unerlässlich, wenn Content Marketing betrieben wird. Wissen, Informationen, Werte und Botschaften auch digital und online an Kunden weiterzugeben, das gehört zu den zentralen Aspekten eines nachhaltig agierenden Betriebes. Der Content Manager übernimmt dabei die Verantwortung, wann, was und wie welche Themen auf einem Unternehmensblog oder im Online-Magazin veröffentlicht werden.

Je nach Redaktionsgröße macht es Sinn, für die das Management eine eigene Position zu besetzen. Diese Person ist Schnittstelle zwischen dem zu veröffentlichen Content, den Personen, die diese Beiträge erstellen und den unternehmerischen Vorgaben wie: Corporate Identity, Redaktion und Überprüfung der Beiträge oder auch das Einhalten von gesetzlich geforderten Vorgaben wie zum Beispiel Überprüfung von Lizenzen, Nutzungsrechte und Quellen. Ein Content Manager muss sich sowohl auf journalistischem Terrain bewegen, wie auch technische Aspekte beherrschen.

Voraussetzungen für den Content Manager schaffen

Bevor ein Unternehmen online Content veröffentlicht, sei es über eine eigene Webpräsenz oder über Social Media Kanäle, sollte als erster Schritt dafür das Management eingerichtet werden. Eine vorbereitende Analyse und eine strategische Ausrichtung sind für ein Unternehmen unentbehrlich, ansonsten verläuft das eigene Blog oder Online-Magazin schnell im Chaos. Ebenfalls vor der Veröffentlichung von Beiträgen sollte geklärt werden in welchem Turnus Artikel über das CMS veröffentlicht werden und welche personelle Ressourcen zu Verfügung stehen. Ein Content Manager übernimmt die Organisation eines geregelten Ablaufs und verwaltet im Content Management System die Benutzerrollen der einzelnen Autoren.

Natürlich kann der Manager auch selbst derjenige sein, der das komplette Aufgabenspektrum nicht nur organisiert und überwacht, sondern auch ausführt. Das hat den Vorteil, dass Prozesse schlank gehalten und so wenig wie nötig personelle Ressourcen eingebunden werden. Das mag strukturelle Gründe haben oder auch finanzielle, da das Outsourcing der Content Kreation ein nicht unerhebliches Budget erfordert. Doch die Vorteile, zumindest die Erstellung auszulagern überwiegen, dazu folgende Beispiele:

• Content-Bereitstellung durch Agenturen oder Dienstleister bindet weniger eigenes Personal.
• Je nach Umfang können externe Anbieter, die Anforderungen besser erfüllen.
• Das externe Know-how in Bezug auf Content-Erstellung ist größer als das Eigene.
• Content Manager können durch die Beauftragung von Content besser administrativen Tätigkeiten zum Beispiel der CMS- und der Nutzerrollenpflege nachgehen.
• Eine Auswahl an erfahrenen Redakteuren sorgt für gleichbleibende Qualität bei den Beiträgen.
• Die Beauftragung von externen Dienstleistern kann für den Unternehmer finanzielle Vorteile gegenüber Inhouse-Lösungen einbringen, da die Personalkosten höher sind als die eines Freelancers.
• Freelancer sind entweder Spezialisten im jeweiligen Thema, der Branche oder dem gewünschten Content-Format.
• Selbstständige empfehlen sich nicht nur als Spezialisten, sondern auch als Allrounder, was insbesondere bei einer gewünschten Themenvielfalt vorteilhaft ist.

Wenn die Erstellung des Contents extern erfolgt, kommen auf den Content Manager einige wichtige administrative Aufgaben zu. Autoren können ohne Umwege die erstellten Beiträge in das CMS selbst einpflegen und gegebenenfalls auch veröffentlichen. Dafür legt der Systemadministrator spezielle Nutzerprofile an. Diese Profile gehen mit Rechten einher zum Beispiel, ein Redakteur darf Beiträge anlegen und bearbeiten aber nicht veröffentlichen. Zudem ist es durch die Rollenvergabe möglich, das CMS nur für redaktionelle Tätigkeiten freizugeben, weitere Bereiche, die der Administration angehören, bleiben für die Redakteure unzugänglich.

Was soll überhaupt über den Unternehmensblog veröffentlicht werden?

Neben den administrativen Tätigkeiten eines Content Managers gehört die Themenaufbereitung. Je nach betrieblicher Ausrichtung wird eine Redaktionsplan mit relevanten Themen erstellt. Diese gilt es an die Redakteure zu verteilen und auch zu überwachen. Damit die Redakteure die zeitlichen Vorgaben auch einhalten können, empfiehlt sich ein Briefing mit relevanten Informationen. Eine bereits schon erfolgte Recherche beinhaltet nicht nur die wichtigsten Aspekte zum Thema, sondern liefert auch Voraussetzungen wie:

• Welches Bildmaterial darf verwendet werden?
• Ist die Informationsquelle vertrauenswürdig?
• Dürfen Quellen genannt werden und wenn ja, in welchem Umfang?
• Wie hoch ist der Umfang des gewünschten Artikels?
• Welche Tonalität soll umgesetzt werden?
• Gilt es Keywords zu verwenden?
• Informationen zu Überschriften und Zwischenüberschriften

Ebenso wichtig wie die Vorbereitung der Texte ist auch die Nachbearbeitung

Der Content Manager gibt die zu bearbeitenden Themen nicht nur in Auftrag und überwacht die Einhaltung von Abgabeterminen, er oder sie überprüft auch die eingehenden Beiträge auf Inhalt und Richtigkeit. Der Content wird vor der Veröffentlichung redigiert und überarbeitet. Dafür erhält der Administrator die Texte in einem gängigen Textformat und kann diese dann im bevorzugten Textverarbeitungsprogramm überprüfen. Praktisch dabei ist die Kommentarfunktion, mit der es möglich ist, an bestimmten Stellen oder ganzen Passagen Änderungen anzumerken. Diese, mit Kommentaren versehene Datei lässt sich an der Autor zur Überarbeitung zurückschicken. Word arbeitet ebenso wie Pages oder auch Google Docs mit dieser praktischen Kommentarfunktion.

Entweder der Content Manager lässt sich die gewünschten Änderungen vom Autor, der Autorin ausführen, dann sollte im Anschluss eine weitere Korrekturschleife eingeplant werden, oder der Systemadministrator nimmt die Änderungen selbst vor und achtet dabei auf die relevanten Redaktionsvorgaben. Zur weiteren Überarbeitung im Texteditor zählen außerdem:

• Einfügen von Bildmaterial
• Kennzeichnung von Bildmaterial, zum Beispiel Nennung von Copyrights, Quelle, Nutzungsrechten
• Formatierung der Überschriften und Zwischenüberschriften.
• Gliederung des Textes und Einfügen von Absätzen
• Einsetzen von externen wie auch internen Links und Ankertexten

Content Manager sind auch Erzeuger

Zum Schluss noch ein kleiner Vermerk auf das Setzen von internen Links. Diese interne Verlinkung zu bereits bestehenden Texten baut die interne Struktur und Vernetzung des Gesamt-Contents auf. Damit wird der Unternehmens-Content mehr und mehr zu einem Kompendium und einem komplexer werdenden Gesamtwerk. Die Leser werden tiefer in das Unternehmen eingebunden und erhalten dadurch noch mehr Qualität. Das ist eine nicht zu unterschätzende und wertvolle Aufgabe eines Content Managers.