Automatisierung von Routineaufgaben: Wie man als Systemadministrator Zeit spart und Fehler minimiert

Die Herausforderungen an Systemadministratoren sind seit dem Zuwachs an mobiler Arbeit und Homeoffice überraschend schnell gewachsen. Um diese professionell und unter höchsten Sicherheitsvorkehrungen zu bewältigen, ist das maschinelle Outsourcing von Routineaufgaben und in Form von Automatisierung von Bedeutung. Im folgenden Artikel sehen wir uns die wichtigsten Faktoren und Chancen an, um zukünftig Fehler zu verringern und Zeit zu sparen.

Schlüsselbereiche der Systemadministration automatisieren

Zu den wesentlichen Schlüsselbereichen gehören das Planen, die Installation, die Konfiguration und die Pflege der IT-Infrastruktur. Diese gehören zu einem Unternehmen, einer Gruppe von Unternehmen oder einer Organisation. Die IT-Anforderungen beinhalten zudem die Überwachung der IT-Sicherheit. Alle IT-Bereiche sind gemäß den geltenden Standards auf dem aktuellen Stand zu halten. Dies umfasst unter anderem die rechtzeitige Installation und Überwachung von Updates sowie die Integration neuer Programme in Abhängigkeit von der reibungslosen Funktionsweise bereits installierter und verwendeter Programme. Als Programmempfehlungen können wir Ninjaone, Smartdeploy oder NINITE benennen.

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Strukturierung und optimale Lösungen gekonnt einsetzen

Systemadministratoren sollten in erster Linie festlegen, welche Bereiche sie optimieren möchten. Letztlich bietet die Automatisierung durch professionelle Software die Möglichkeit, Routineaufgaben aus dem Aufgabenfeld des Administrators zu nehmen. Dadurch wird auf der einen Seite Zeit gespart und auf der anderen Seite werden menschliche Fehler verringert. Da durch neue Programme oder Updates potenziell Fehler im IT-Netz auftreten können, helfen Analyse- und Verwaltungstools effektiv weiter.

Entsprechend der Einstellungen des Systemadministrators melden sich die Programme durch ein Popup, einen Signalton oder eine E-Mail, wenn die Werte abweichen. Je nach Tool kann vom alarmgebenden oder einem anderen Programm bereits eine problemlösende Anweisung ausgelöst werden. Anhand einer klaren Strukturierung Ihrer Aufgaben, können Sie schnell herausfinden, welche Aufgaben durch welche Tools automatisiert werden können.

1. Fehlerhafte Backups frühzeitig entdecken

Die regelmäßige Anlage von Backups ist nur ein Teil aus dem Verantwortungsbereich von Systemadministratoren. Da Backups nicht immer fehlerfrei angelegt werden, muss die Unversehrtheit der Daten ebenfalls geprüft werden. Durch die Automatisierung der Backupüberprüfung oder fehlgeschlagener Backups werden die Reparaturaufgaben nicht mehr vom Administrator, sondern vom Programm durchgeführt. Sowohl die Datenintegrität als auch die Funktionalität des Betriebssystems sind auf diese Weise gewährleistet.

2. Neue Kunden oder Nutzer automatisch einrichten

Zur Nutzerverwaltung gehören die Entfernung, Betreuung und das Hinzufügen von neuen Nutzen. Die Nutzer können dabei Kunden oder Mitarbeiter des Unternehmens sein. Bei neuen Kunden oder Kollegen schafft eine souveräne IT-Struktur von der ersten Kontaktaufnahme Vertrauen. Ein Großteil dieser Aufgaben lässt sich durch ein Programm auslagern. Dazu gehören zum Beispiel die einfache Zuweisung vorübergehender oder dauerhafter Rollen und Zugänge, die Nutzung von IT-Ressourcen oder die automatische Beantwortung von Anfragen an den Support über einen Chatbot.

3. Stete Gewährleistung der gewünschten Sicherheitsstufe automatisieren

Hacker gehören noch immer zur stärksten Bedrohung von Systemadministratoren. Sie können nicht nur zu einer Systeminstabilität oder einem dauerhaften Ausfall führen. Eine weitere Gefahr stellt die Sammlung von Daten dar. Um diese Sicherheitslücken effektiv zu schließen und jederzeit auf dem neuesten Stand und geprüft zu wissen, hilft Systemadministratoren der Einsatz von RMM-Tools. Damit bekommen Sie die Möglichkeit, aus dem Homeoffice bequem alle Sicherheitseinstellungen und Sicherheitsvorfälle gemeldet zu bekommen. Anpassungen sind über ein RMM-Tool aufgrund der Auswertungsinformationen sehr einfach und schnell umsetzbar.

4. Auditing automatisieren für mehr Systemstabilität

Das Auditing steht für die wöchentliche oder monatliche Überprüfung der Funktionalität der Datenverarbeitung und letztlich des gesamten Systems. Durch die Automatisierung können Sie nicht nur die unternehmenseigenen Standards und Industriestandards, sondern auch die gesetzlichen Richtlinien und Gesetzesvorgaben automatisch einhalten. Außerdem werden Risiken minimiert, dass ein fehlerhaftes Verhalten in einem Programm, ein nicht erfolgtes Update oder ein Fehlverhalten durch einen Hackerangriff in Echtzeit erkannt wird.

5. Kalendertermin und Zeitpläne automatisiert bündeln

Wartungen sind ebenso wichtig, wie die Einrichtung von oder die Umstellung auf ein neues System. Mailinglisten oder Kalender werden meist noch immer durch den Systemadministrator betreut. Kommunikationsprogramme bieten die Möglichkeit, Kalender und Meldungen von Nutzern sofort zu erhalten und effizient auszuwerten. Diese Funktionen sind besonders wichtig, wenn ein Unternehmen oder eine Organisation über mehrere Bereiche verfügt, die natürlich alle auf die IT-Infrastruktur zugreifen.

Wartungstermine können frühzeitig im Kalender und den Zeitplänen hinterlegt und durch Erinnerungsmeldungen aktuell gehalten werden. Sobald Nutzer Probleme mit der IT haben, ist nur ein Eintrag erforderlich und der Systemadministrator erhält sofort eine Meldung. Dann kann er für alle ersichtlich eintragen, wann er sich darum kümmern kann und welche Einschränkungen für welche Nutzergruppe erfolgt.

Fazit: Einfache Optimierung für IT-Systemadministratoren

Mit der richtigen Automatisierung von Routineaufgaben können IT-Systemadministratoren in naher Zukunft Zeit und Kosten einsparen. Allen voran verringern sich die Betriebskosten und die Ausfallzeiten. Daraus lässt sich direkt die Steigerung der Nutzerproduktivität, „Compliance“ und Sicherheit ableiten. Die Optimierung der IT empfiehlt sich nicht nur bei Unternehmen ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl. Räumen Sie dem Thema einen hohen Stellenwert ein. Die Vielzahl an Analysen von Unternehmen deckt auf, dass die größten Zeitressourcen meist bei der IT-Systemadministration eingespart werden können.