Büro auf Zeit – darauf sollte man achten

Wer sich selbstständig macht, benötigt oftmals ein Büro mit kompletter Ausstattung. Nicht immer ist mieten oder gar kaufen die passende Lösung. Eine flexible und optimale Lösung für den Arbeitsplatz ist ein Büro auf Zeit. Ohne sich mit einem langfristigen Mietvertrag an eine bestimmte Gegend und ein Gebäude auf Jahre zu binden, bietet das Konzept des „Büro auf Zeit“ vielfältige Möglichkeiten, einen Arbeitsplatz für Stunden, Tage, Monate und auch Jahre anzumieten.

Viele Anbieter dieses Konzepts bieten sogar einen speziellen Service an, der nicht nur die Nutzung der Räume und der kompletten Ausstattung umfasst, sondern auch Besucherbetreuung, einen Empfang, Konferenzräumen, Teeküchen und einen eigenen Telefonservice beinhaltet.

Worauf bei der Anmietung eines Büros auf Zeit geachtet werden sollte

Für Selbstständige und Unternehmen ist eine salonfähige Geschäftsadresse und passende Büroräume enorm wichtig für den Erfolg des Geschäfts. Nicht immer aber ist es praktisch, sich ein eigenes Büro anzumieten und einzurichten. Gerade für Neueinsteiger lohnt es sich, anfangs auf ein Büro auf Zeit zurückzugreifen. Viele Business-Center in fast allen Bundesländern, insbesondere in großen Städten, bieten das Konzept „Büro auf Zeit“ an. Allerdings gibt es einige Kriterien, die bei der Anmietung eines Büro auf Zeit beachtet werden sollten.

Flexible Laufzeiten wählen

Grundsätzlich sollte bei einem Mietvertrag für ein Büro auf Zeit flexible Laufzeiten gewählt werden, die sich den Bedürfnissen des Unternehmens anpassen. Soll das Unternehmen vergrößert oder verkleinert werden, kann das Unternehmen oder der Selbstständige schnell reagieren und vergeudet dadurch keine Zeit.

Achten Sie auch darauf, dass nur die Nutzung von Serviceleistungen die Sie in Anspruch nehmen möchten, die nicht mit den Büroräumen in Verbindung stehen, wie Konferenzräume, Telefonservice und ähnliches, genau im Vertrag festgehalten werden, damit Sie später nicht für Leistungen aufkommen müssen, die Sie nicht beanspruchen.

Standort, Ausstattung und Räumlichkeiten

Bevor Sie einen Mietvertrag unterzeichnen, schauen Sie – wenn für Ihr Unternehmen benötigt – ob es an Ihrem zukünftigen Standort zusätzliche Räumlichkeiten für Meetings oder Tagungen gibt. Diese sollten flexibel für einige Stunden oder Tage buchbar sein und ein komplettes Konferenzsystem wie Whiteboard und Beamer zur Verfügung stellen.

Auch ein Büro auf Zeit muss gesetzliche Vorschriften einhalten. Die Schreibtische sollten über ein Mindestmaß zwischen 80 cm und 160 cm verfügen. Der PC-Arbeitsplatz benötigt zwischen 8 und 10 Quadratmeter. Außerdem darf die Temperatur am Arbeitsplatz nicht über 26 Grad liegen. So sieht es die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin vor.

“Schauen Sie sich den Standort und die Räumlichkeiten vor Vertragsabschluss genau an. Es muss sichergestellt sein, dass Sie und Ihre Mitarbeiter in ruhiger Umgebung und ohne Gesundheitsrisiken in Ihrem Büro auf Zeit arbeiten können. Lärm von viel befahrenen Straßen, Baustellen oder ähnliches können schnell zu einer massiven Lärmbelästigung führen, konzentriertes Arbeiten ist dann in der Regel nicht mehr möglich. Teilbüros, die dicht an dicht liegen und vom Lärm der Nachbarbüros nicht ausreichend geschützt sind oder gar in Durchgangszimmern liegen, bereiten schnell Probleme und sind nicht zu empfehlen.”, empfiehlt OFFICELUX.

Egal, ob im eigenen Büro oder im Büro auf Zeit, eine hochwertige, moderne Ausstattung und natürlich Highspeed Internet ist das A und O für effektives und professionelles Arbeiten.

Heutzutage gehört es ebenfalls zum guten Ton, für Barrierefreiheit zu sorgen, damit auch Personen mit Behinderungen ungehindert Zutritt zu den Büroräumen haben. Hier werden Rampen an Treppen und – falls das Büro nicht ebenerdig liegt – Aufzüge benötigt.

Büro auf Zeit: die Vorteile

Insbesondere für Selbstständige, Start-ups und kleinere Unternehmen lohnt sich das Konzept eines Büros auf Zeit.

1. Bei einem Büro auf Zeit können Sie vollkommen frei die Größe der gewünschten Fläche und die Laufzeit wählen und gehen keinerlei Risiken ein.
2. Ein Büro auf Zeit ist in der Regel kostengünstiger, als die Anmietung herkömmlicher Büroräume. Da das Büro auf Zeit auch über eine volle Ausstattung verfügt, entfallen auch die meist enormen Erstinvestitionen.
3. Durch die zusätzlich angebotenen Serviceleistungen wie zum Beispiel ein Telefonservice lassen sich bei einem Büro auf Zeit auch Personalkosten einsparen.
4. Die Verträge bieten volle Flexibilität: die angemieteten Flächen können je nach Bedarf vergrößert oder verkleinert und die Laufzeiten jederzeit verlängert werden.
5. Die Geschäfts-Center der Anbieter von Büros auf Zeit liegen in der Regel in absoluten Toplagen. Eine renommierte Geschäftsadresse ist hier garantiert.

Nachteilig zu erwähnen ist eigentlich nur, dass man als Mieter keinen Einfluss auf Design und Farbe der Büroausstattung hat, man muss also nehmen, was da ist, auch wenn es dem eigenen Geschmack nicht ganz entspricht und dass ein Großraumbüro mit anderen Mietern geteilt muss.

Welche Serviceangebote bieten Büros auf Zeit?

Der Büroservice in einem der Business Center betreut den Betrieb des Gebäudes und die Ausstattung. Die Büros sind voll möbliert, eine komplette IT-Infrastruktur ist vorhanden. In einigen Business Centern gehören sogar PCs zur Grundausstattung.

Wer weiteren Service wünscht oder benötigt, muss hinzubuchen. So können Sie je nach Bedarf noch Telefon- und einen Postservice, Kundenbetreuung und ähnliches flexibel in Ihren Vertrag aufnehmen.