Mit elektronischen Akten die Papierflut dämmen

Die digitale Aktenverwaltung ist bei vielen Behörden, Banken und Versicherungen im Kommen. Sie soll die alten Papierarchive ablösen und Arbeitsabläufe beschleunigen. Auch in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen geschieht die Aktenverwaltung heutzutage bereits papierlos. Welche Vorteile bieten die E-Akten daher und wie funktionieren sie? In diesem Beitrag klären wir dies.

E-Akte: TOP-Thema im Bereich des Enterprise Content Managements

Elektronische Akten sind ein großer Bestandteil des ECM und daher für viele Unternehmen in den unterschiedlichsten Branchen interessant. So setzen heutzutage viele Unternehmen und Behörden, wie etwa die Bundesagentur für Arbeit auf die papierlosen Akten. Das Kombinieren von Inhalten und Geschäftsprozessen zu einer zugänglichen Akte, die anschließend ohne großen Rechercheaufwand durchsucht werden kann, gehört zu einer der wichtigsten Funktionen einer Softwarelösung. Diese Produkte zur digitalen Aktenverwaltung und zum Anlegen von Dossiers gibt es häufig als Teil des Gesamtportfolios von ECM-Anbietern, bei denen sich interessanterweise viele deutsche Anbieter etabliert haben.

Was sind elektronische Akten?

Bei einer digitalen Aktenanwendung ist das Ziel, dem Anwender eine ganzheitliche Sicht auf relevante Informationen zu bieten. Häufig sind diese Informationen in einem Unternehmen vorgangsbezogen und lassen sich somit auf diverse Branchen anpassen. Dafür müssen unterschiedliche Informationsobjekte miteinander verknüpft werden – wie bei einer handelsüblichen Akte auch. Die elektronischen Akten gleichen dabei optisch durch ihre Strukturmerkmale wie Deckblätter, Register und Laschen häufig den physischen Akten, allerdings bieten digitale Akten und Dossiers einige Vorteile, die mit herkömmlichen Papier nicht zu realisieren sind.

Vorteil 1: Weltweite Verfügbarkeit

Auf die elektronischen Akten kann in der Regel von überall aus zugegriffen werden. Daher ist der Kenntnisstand aller Beteiligten gleich. Für Unternehmen ist dies ein essentieller Vorteil: Werden unternehmerische Entscheidungen nicht auf Grundlange korrekter Informationen getroffen, kann dies schnell negative Folgen für alle Beteiligten haben. Mit einer elektronischen Akte sind alle notwendigen Informationen leicht auffindbar und strukturiert. Jeder Berechtigte ist somit über jeden Vorgang informiert und der Kenntnisstand ist gleich und von überall abrufbar.

Vorteil 2: Weniger Platzbedarf

Papiere, Dokumente, Verträge und Co. häufen sich schnell zu beachtlichen Größen an. Durch digitale Akten und eine Archivierung entfällt der nötige Platz für ein Papierarchiv. Zudem erhöht sich die Recherchemöglichkeit enorm. Bei einer riesigen Papierablage kostet das Durchsuchen und Durchforsten der Unterlagen unnötig Zeit. Der Nutzen elektronischer Akten zeigt sich daher auch für den Kunden, da auch lange eingelagerte Unterlagen in Sekunden wieder ans Licht gebracht werden können.

Vorteil 3: Sicherheit nicht geringer als in Papierform

Viele kleine und mittelständische Unternehmen scheuen sich vor der Einführung eines E-Akten-Systems, da sie eine Manipulation der Daten durch Hacking-Angriffe befürchten. Allerdings ist die Sicherheit von E-Akten keinesfalls geringer als bei herkömmlichen Dokumenten in Papierform. So lassen sich diese teils einfacher manipulieren als im Dateiformat. Bei einer guten Integration in die übrige Unternehmenssoftware wird zudem die Ablagesicherheit gesteigert. So werden in vielen Unternehmen wichtige Dokumente und E-Mails nur in Outlook aufbewahrt und nicht in einem sicheren System.

Vorteil 4: Regeltreue – mehr Compliance

Je nach Branche gelten unterschiedliche Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie Rechnungen oder Personalakten. Zudem muss die Vertraulichkeit gewährleistet werden. Mit einer elektronischen Regelung der Zugriffsberechtigung der E-Akten lässt sich die Compliance somit einfach erfüllen. Zusätzliche Datensicherungssystem der digitalen Akten schützen zudem vor Datenverlust. So können die Akten auch gegen äußere Einflüsse wie Überfluten oder Brand geschützt werden.

Vorbereitung und Einweisung in ein digitales Aktensystem

Neben den vielen Vorteilen von elektronischen Akten erfordert eine Umstellung zunächst eine Vorbereitung und Umgewöhnungsphase. Wichtig ist es, dass die Anwender hinter der Software stehen und entsprechend geschult werden. Zunächst sollte daher geklärt werden, in welcher Art die nötigen Organisationsprozesse in den elektronischen Akten abgebildet werden und welche Strukturbäume für das jeweilige Unternehmen passen. Personalabteilung, Datenschutzbeauftragte, Betriebsrat, IT-Abteilung sowie weitere Anwender sollten sich gemeinsam absprechen und für eine Einführung entscheiden, damit anfallende Schwierigkeiten bereits im Vorfeld aus dem Weg geräumt werden können. Nach der ausreichenden Planung lässt sich die Umsetzung schnell und problemlos erledigen. Danach ist nur noch eine kurze Umgewöhnung für die Mitarbeiter notwendig – so kann jetzt nicht mehr durch die Akten geblättert werden, dafür ist die Recherche wesentlich schneller. Ein zweiter Monitor kann bei der Umstellung helfen – so ist es mit der Umstellung zu elektronischen Akten letztendlich wie mit der Umstellung von Büchern zum E-Reader: Nach einiger Zeit werden die Vorteile eines digitalen Systems klar und man fragt sich, warum die Akten überhaupt solange in Papierform genutzt wurden. So können selbst KMUs viel Zeit und Geld mit elektronischen Akten sparen.