Mit virtuellen Projekträumen Zusammenarbeit erleichtern

Unsere heutige, miteinander vernetzte, Welt bietet in vielerlei Hinsicht Möglichkeiten, sich zusammenzuschließen. Instant-Messenger, Email oder Cloud-Dienste sind nur wenige Beispiele dafür, wie einfach der Zusammenschluss mittlerweile geworden ist. Das gilt natürlich nicht nur auf privater Basis, sondern mehr denn je im geschäftlichen Bereich. Diese Technologien ermöglichen eine ganz neue Form der Zusammenarbeit.

Grundlage dafür ist das Internet, das es Unternehmen und Organisationen erlaubt, unternehmensübergreifende Projekte zu realisieren. Mit Hilfe von Software werden virtuelle Projekträume geschaffen, die allen Beteiligten einen ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente, Termine, Aufgaben und Prozesse ermöglichen. Weitere Informationen zu solch einem System gibt es hier: https://www.ser.de/themen/enterprise-content-management.html.

Zu jeder Zeit, an jedem Ort

Durch den gemeinsamen Zugriff können mehrere Beteiligte an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, ohne am selben Ort zu sein. Hierbei spielt die technische Komponente eine nachvollziehbar wichtige Rolle. Sie ermöglicht die Kommunikation zwischen allen Projektmitgliedern, während sie außerdem eine Steuerung der Arbeitsprozesse und ein gemeinsames Dokumentenmanagement ermöglicht.

Virtuelle Projekträume verbinden Teams miteinander, die sonst über den ganzen Erdball verstreut sind und an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Darüber hinaus ermöglichen diese Systeme auch unternehmensübergreifende Projektarbeiten. Gemeinsame Projektziele lassen sich so hervorragend verfolgen.

Teamübergreifende Projektarbeiten können in einem virtuellen Projektraum zeitgleich, also synchron, erfolgen. So können beispielsweise gemeinsame Meetings abgehalten werden oder Mitglieder parallel an Dokumenten arbeiten. Alternativ bieten diese Systeme auch die Möglichkeit, asynchron zu arbeiten und ein Dokument erst nach seiner Bearbeitung im Projektraum zu teilen.

Vereinfachte Zusammenarbeit dank Software-Lösung

Virtuelle Projekträume ermöglichen Unternehmen und Organisationen, aber auch deren Mitarbeitern eine vereinfachte Zusammenarbeit. Prozesse lassen sich beschleunigen, indem die Teams auf einer virtuellen Plattform miteinander zusammenarbeiten. Die zugrundeliegende Software ermöglicht den Teams also:

• Zusammenarbeit in einem virtuellen Projektraum
• Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten
• Verwaltung und Verbreitung von Dokumenten
• Ablage großer Dateien in einem zentralen, elektronischen Archiv
• Steuerung von Aufgaben und Projekten
• Integration von Systemen wie SharePoint

Die Idee virtueller Projekträume findet immer mehr Zuspruch in den Unternehmen. Firmen aus der Pharmaindustrie nutzen die Möglichkeiten dieser Plattformen genauso wie die Versandindustrie. Und auch Unternehmensschulungen können hervorragend in virtuellen Räumen abgehalten werden.

ECM-Systeme als Grundlage für virtuelle Projekträume

Letztendlich bieten Softwarelösungen, wie ECM-Systeme, eine Plattform um Meetings abzuhalten, um untereinander zu kommunizieren und Abläufe zu koordinieren. Dateien in jeglicher Form können miteinander ausgetauscht werden, wie zum Beispiel Nachrichten, Daten und Dateien oder Dokumente. So sind gemeinsame Konferenzen ebenso möglich, wie der Austausch von Emails, Instant Messages, von Faxen, Voicemails oder Wikis.

Virtuelle Projekträume bieten außerdem die Möglichkeit, Informationen miteinander auszutauschen, beispielsweise über Chats oder Videokonferenzen. Gemeinsame Kalender, Projektpläne und Datenbanken ermöglichen eine Vereinfachung der Zusammenarbeit ebenso wie gemeinsame Tabellen.

Eine Software-Lösung durch ein ECM-System ermöglicht die Gestaltung virtueller Projekträume, in denen alle Projektmitarbeiter jederzeit und ortsunabhängig auf eine gemeinsame Informationsbasis zugreifen können. Sie bietet dafür die perfekte Plattform für eine funktionierende Zusammenarbeit, und das über Sprach-, Länder- und sogar Unternehmensgrenzen hinweg. So ist es möglich, eine gemeinsame Kommunikation, Informationsaustausch und Projektmanagement digital umzusetzen.