Projektstrukturplan

Effiziente Planung durch Struktur und Übersicht im Projekt mittels Projektstrukturplan

Struktur und Organisation sind elementare Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf eines Projekts. Um dies zu gewährleisten, ist ein sogenannter Projektstrukturplan hilfreich und ermöglicht jedem Beteiligten eine schnelle Übersicht der geplanten Tätigkeiten und deren inhaltliche Zuordnung. Das Projekt wird zur Strukturierung in grundsätzlich drei Ebenen – System, Teilaufgaben und Arbeitspakete – aufgeteilt und ist Grundlage für Ablauf-, Ressourcen- und Kostenplanung. Auf diese Weise lässt sich ein komplexes Projekt durch Wissen, das in einem Projektstrukturplan dargestellt ist, problemlos realisieren.

Inhalt und Aufbau des Projektstrukturplans

Umfangreiche Projekte bergen die Gefahr, schnell an Übersichtlichkeit zu verlieren und stellen Projektmanager oftmals vor scheinbar unmögliche Herausforderungen. Aufgrund einer übersichtlichen Darstellung und Gliederung bietet der Projektstrukturplan eine strukturelle Visualisierung der Aufgaben. Grafiken stellen, vorwiegend in Baumstrukturen, eine geordnete Übersicht dar und enthalten Informationen zum Arbeitspensum, dessen Gliederung in einzelne Aufgaben und die hierarchischen Anordnungen. Die Struktur wird in drei Ebenen gewichtet: Teilprojekt, Teilaufgabe und Arbeitspaket. Das Projekt wird zunächst in mehrere Teilprojekte aufgeteilt, diese wiederum in Teilaufgaben mit definierten Arbeitspaketen gegliedert.

Verwendung eines Projektstrukturplans

Der erstellte Projektstrukturplan ist die Grundlage für weitere Planungsschritte und fließt in die Termin- und Ablaufplanung, Ressourceneinplanung, Kostenplanung und Risikoplanung ein. Dies ermöglicht eine übersichtliche Zuweisung von beispielsweise Ressourcen zu bestimmten Zeitpunkten in Arbeitspaketen.

Darstellung eines Projektstrukturplans

Die Baumstruktur ist ein bewährtes Mittel zur Darstellung eines Projekts. Es kann sowohl horizontal als „Outline“ oder vertikal strukturiert werden. Grafisch weniger übersichtlich, bietet sich die Variante einer Textstruktur, wobei durch Einrückungen die unterschiedlichen Gliederungsebenen voneinander unterschieden werden.

Methoden zur Erstellung des Projektstrukturplans

Grundsätzlich wird zwischen drei Methoden des Aufbaus eines Projektstrukturplans unterschieden: Top-Down-Ansatz, Bottom-Up-Ansatz sowie das Yo-Yo-Verfahren. Der Top-Down-Ansatz beginnt mit der Wahl der Gliederungsprinzipien und entwickelt Aufgaben in immer kleiner werdende Details bis letztlich definierte Arbeitspakete formuliert wurden. Im Gegensatz dazu beginnt der Bottom-Up-Ansatz des Projektstrukturplan im Detail bei den Arbeitspaketen, welche bis hin zu Teilprojekten zusammengefasst werden. In der praktischen Anwendung ist es üblich die Vorteile aus beiden Ansätzen zu kombinieren und wird als Yo-Yo-Verfahren bezeichnet. Hierfür ist es unverzichtbar die Einmaligkeit und Vollständigkeit einzelner Elemente sicherzustellen.

Gliederungsprinzipien des Projektstrukturplan

Die Tätigkeiten müssen bei Projektbeginn umfänglich erfasst und auf Elemente der Grundebenen (Teilprojekt, Teilaufgaben und Arbeitspakete) verteilt werden. Hierzu gibt es Prinzipien der Planung und Gliederung in Form von Fokussierung auf Funktionen, Objekte, Zeit oder eine Mischform aus den genannten Arten. Liegt der Fokus auf den Funktionen, werden Aktivitäten und Tätigkeiten innerhalb des Projektstrukturplans gegliedert. Der objektorientierte Projektstrukturplan legt den Schwerpunkt hingegen auf das Produkt und ist in einzelne Bauteile und Komponenten unterteilt. Notwendige Tätigkeiten oder der zeitliche Ablauf werden hierbei vernachlässigt. Das dritte Prinzip legt den Fokus auf die zeitliche Struktur des Projekts. Eine Kombination aus den genannten Prinzipien ist nur auf der jeweiligen Ebene des Projektstrukturplans sinnvoll.

Übersichtliche Gestaltung des Projektstrukturplans

Innerhalb großer Projekte wird die Übersichtlichkeit einzelner Elemente durch Codierung und Beschriftung mit beispielsweise Ziffern oder Buchstaben erreicht. Das Projektmanagement weist also jedem Element einen definierten Identifikations-Code zu, um beispielsweise die Übersicht über zugewiesene Ressourcen einzelner Teilaufgaben zu behalten.

Vorteile des Projektstrukturplans

Die Übersicht ist in umfangreichen und komplexen Projekten ein unverzichtbarer Vorteil des Projektstrukturplan und verhindert unkoordiniertes Bearbeiten der erforderlichen Aufgaben. Zudem erleichtert er die Planung in Bezug auf Vollständigkeit und Arbeitsverteilung. Die Kommunikation zwischen Projektmanager und Projektcontrolling wird durch den Projektstrukturplan vereinfacht und bietet eine Grundlage für Dokumentationen und Berichte.