SharePoint Projektmanagement: Erfolgreiches Projektmanagement mit SharePoint

Die Microsoft SharePoint-Plattform stellt die Lösung für die Entwicklung, Organisation und Umsetzung eines erfolgreichen Projektes dar. Jegliche Anforderungen der Projektzusammenarbeit und Arbeitsabläufe werden durch SharePoint in Echtzeitsichtbarkeit optimiert. SharePoint-Projektmanagementprozesse benötige je nach Projektphase individuelle Unterstützungen.

Werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Phasen des SharePoint-Projektmanagements.

Die erste Phase ist für Brainstorming- und Entwürfe vorgesehen. Nachdem die Projektanforderungen analysiert, kategorisiert und priorisiert wurde, können durch die Klarheit und Präzision der Details Kostenvoranschläge erstellt und Entscheidungen über die Realisierbarkeit und Änderungen des Projekts getroffen werden. Stellen Sie sich folgende Fragen: Wie wollen Sie Ihr Projekt in der verfügbaren Zeit organisieren? Wie verwalten Sie personelle und materielle Ressourcen? Wie schätzen Sie die Projektkosten ein?

Sie können Projektmeilensteine festlegen, um wichtige Aufgaben auf der Zeitleiste zu verfolgen. Nutzen Sie kluge Ressourcen zur Auswahl der Werkzeuge zur Prozessverbesserung. Indem Sie Prozesse automatisieren, reduzieren Sie Verschwendungen. Die letzte Phase des SharePoint-Projektmanagements umfasst die Qualitätssicherung und die Problembehebung.

SharePoint besitzt verschiedene Funktionen und Tools für die Projektumsetzung:

Aufgabenmanagement

Erstellen Sie eine Auflistung mit all den Aufgaben, die erledigt werden müssen und verwalten diese auf Ihrer SharePoint-Website. Um die Aufgaben wiederzufinden können Aufgabenpriorität, Status und Fälligkeitsdatum hinzugefügt und visualisiert werden.

Dokumentenmanagement

SharePoint kann alle wichtigen Dokumente organisieren und strukturieren. Für eine genaue Klassifizierung können jedem Dokument Meta-Tags hinzugefügt werden.

Zeit Management

Durch einen Kalender kann Sharepoint die Zeitpläne des Arbeitsteams verwalten. Es verhindert die Überbuchung der Teammitglieder und plant die Besprechungen der Teilnehmer.

Sharepoint Projektmanagement verwendet weitere Tools wie den Planer, Microsoft Teams und Project Online für die Planung von Arbeitsabläufen, die Zuweisung und Organisation von Aufgaben. Project Online ist für langfristige Projekte mit Analyse- und Berichtsfunktionen entwickelt worden.

Erstellung eines PMO Portal in SharePoint

Punkt 1: Erstellen Sie ein PMO-Homepage-Bereich mit allen Projekten.

Punkt 2: Für die interne Zusammenarbeit nutzen Sie die Standardseite. Wenn Sie mit externen Einheiten arbeiten, richten Sie sich in einer anderen Webseite ein.

Punkt 3: Erstellen Sie ein Projekt-Dashboard mit integrierten Links, Vorlagen und Formularen.

Punkt 4: Fügen Sie andere Webseiten Ihrem SharePoint hinzu.

Punkt 5: Fertigen Sie Ihre Projektseite an und speichern Sie sie diese als Vorlage für die Zukunft.

Punkt 6: Bearbeiten Sie die Berechtigungen der Website auf einen geringen Benutzerkreis

Punkt 7: Belehren Sie andere Anwender mit allen Informationen aus SharePoint.